建議學校於15星期前或之前致電承辦機構查詢出團資訊，以便組織出行。成團人數最少為33人（30名學生+3名教師），最多為132人（120名學生+12名教師）。如學校出團人數不足33人，承辦機構將安排與其他學校合併成團。學校可與承辦機構協商出發日期 。

• 學校於承辦機構網頁下載「學校報名表」，在出發前4星期或之前把填妥的報名表傳真至華暢東方文化國際交流有限公司辦理。(傳真：2885 1666) 
• 若學校參加多於一個行程，請為每團分開提交報名表。如1個星期內學校未收到承辦機構的回覆，請致電查詢。
• 承辦機構收到「學校報名表」後，將儘快回覆學校能否出團。如果確認出團，將向學校發出「接納報名通知書」。

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• 「全額資助申請信」（正本）［郵寄或親自送交，20個工作天或之前遞交］
• 「簡介會預約表」（副本）［電郵或傳真，20個工作天或之前遞交］
• 「學校師生報名總表」(Excel檔)［以電郵或傳真，出發前4星期遞交，為確保個人資料受到保護，須加密處理］

(三)繳交團費

獲取錄的師生將可獲教育局資助團費的70%，餘下的30%須自行負責。上述費用包括參訪活動、膳食、住宿、交通，以及基本的團體綜合旅遊保險等開支。團費如下：

每位參加者團費為港幣790元，參加者須繳付港幣237元（即30%），餘款由教育局資助。

(四) 簡介會及分享會

• 根據學校填寫的「簡介會預約表」，承辦機構將於出發前3星期內安排職員在指定日期到校，為參加者舉行出發前簡介會。簡介會內容包括：學習重點、行程內容、保險安排、惡劣天氣的出團安排以及注意事項等。時間約1-1.5小時，所有參加者必須出席。
• 學習分享會在交流團回港後學校自行安排舉行。

(五) 預備出團

• 承辦機構於出發前向學校提供領隊聯絡方式、集合解散及入住酒店等資料。而該團領隊會透過電話通知負責教師旅遊車號碼等資料。
• 出發日集合地點將安排在學校或其他指定集合地點。
• 如出發當日有參加者因病或個人理由臨時缺席，請負責教師即時通知領隊，並儘快提交「參加者變更表」。

（六）提交問卷及其他跟進事項 (學校須交回的三份文件)

• 老師及學生問卷：行程最後一天，所有參加師生須填寫一份問卷，並交給領隊。
• 參加師生人數確認信：行程結束後1星期內，學校須填寫「參加師生人數確認信」，然後郵寄或送交正本至承辦機構，以確認實際資助師生人數。
• 學校問卷：參加學校須於行程結束後4星期內，填妥由承辦機構代教育局派發的《學校問卷》，請將填妥的《學校問卷》傳真至教育局全方位學習及內地交流組2（傳真號碼3104 0716）。

（七）需要提交的資料 

（八）學習活動

• 隨團教師須在出發前向學生講解交流學習團的性質、學習內容，以及配合團隊的各項安排。而隨團教師須擔當學習促進者，指導學生學習和了解學習重點，促進學生從多角度思考、探究和討論，以及發展學生的協作、溝通及研習能力。
• 承辦機構會於出發日向參加者派發《學習手冊》。
• 教育局／承辦機構或會在活動進行期間進行拍攝及錄影，有關相片及錄影片段日後亦可能於教育局相關網頁／其他活動中展示，以及轉發予其他政府部門於不同媒體／場合作展示之用。請學校通知相關師生，並預先取得教師、學生及其家長同意。
• 如學校有需要更改或延伸有關活動時段，以便安排探訪內地姊妹學校，在不導致原有行程刪減的原則下，學校可與承辦機構協商。若承辦機構答允安排，但涉及額外費用，會向學校提供報價。更改或延伸行程所涉及的額外費用，須全數由學校自行負擔。

（九）退團安排

（十）惡劣天氣下出團安排

• 出發當天，如在集合時間前2小時內，香港天文台發出八號預警／八號或以上熱帶氣旋警告信號，或發出紅色或黑色暴雨警告信號，教育局宣布停課，承辦機構會儘快與教育局人員協商，之後會儘快通知所有隨團教師，由教師通知每一位學生有關交流活動的安排。同時，承辦機構亦會派員於集合地點照顧已抵達集合點的師生。
• 特殊學校：出發當天，如果天文台已發出或預告未來2小時內即將發出三號或以上熱帶氣旋警告信號、或發出紅色或黑色暴雨警告信號時，教育局宣布全港特殊學校停課，承辦機構會儘快與教育局人員協商，之後會儘快通知所有隨團教師，由教師通知每一位學生有關交流活動的安排。同時，承辦機構亦會派員於集合地點照顧已抵達集合點的師生。
• 如遇參訪地出現惡劣天氣或突發災害，承辦機構會在出發前以電話通知負責教師有關安排。在學習活動進行期間，如出現特殊天氣狀況（例如：黑色暴雨、颱風等），承辦機構將安排師生至就近安全地點，並密切注意天氣變化情況。
• 在交流團取消後，承辦機構將於2星期內與學校協商再次出發的日期。

（十一）綜合旅遊保險

• 醫療保障    （最高保障額為港幣$300,000）
• 全球緊急救援服務     （包括撤離及運返）
• 意外保障     （最高保障額為港幣$300,000）
• 個人責任保障     （最高保障額為港幣$500,000）
• 個人財物保障     （最高保障額為港幣$1,000）
• 取消行程         （最高保障額為該團團費）

（十二）聯絡資料

（十三）參考資料