| （一）學校報名 |
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| 報名查詢： |
- 建議學校於15星期前或之前致電承辦機構查詢出團資訊，以便組織出行。成團人數最少為33人（30名學生+3名教師），最多為44人（40名學生+4名教師）。如學校出團人數不足33人，承辦機構將安排與其他學校合併成團。學校可與承辦機構協商出發日期（須視乎機票供應、價格等情況訂定出發日期）。
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| 提交報名表格： |
- 學校於承辦機構網頁下載「學校報名表」，在出發前12星期或之前把填妥的報名表傳真至華暢東方文化國際交流有限公司辦理。(傳真：2885 1666)。
- 若學校參加多於一個行程，請為每團分開提交報名表。如1個星期內學校未收到承辦機構的回覆，請致電查詢。
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| 確認名額： |
- 承辦機構收到「學校報名表」後，將儘快回覆學校能否出團。如果確認出團，將向學校發出「接納報名通知書」。
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| （二）提交參加者資料及預約簡介會 |
- 學校於承辦機構網頁下載並填妥以下文件，於出發日15個工作天或之前；以指定方式把以下報名文件遞交承辦機構：
1.「全額資助申請信」（正本）［郵寄或親自送交］
2. 「簡介會預約表」（副本）［電郵或傳真遞交］
3.「學校師生報名總表」(Excel檔)［以電郵或傳真遞交，為確保個人資料受到保護，須加密處理］
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郵寄地址︰香港九龍旺角塘尾道18號嘉禮大廈14樓C-D室，信封面註明「同根同心」—香港初中及高小學生內地交流計劃(2023/24)。
*（為確保個人私隱受到保護，如透過電郵遞交包含個人資料的報名表及證件副本，請加密處理） |
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| （三） 繳交團費 |
- 承辦機構向學校發出團費發票。學校必須於出發日前90天內繳付團費(師生應繳的部分)。
- 承辦機構會於確認收取學校費用後，向學校發出已蓋上已付印花稅的收據。
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| （四）簡介會及分享會 |
- 根據學校填寫的「簡介會預約表」，承辦機構將於出發前3星期內安排職員在指定日期到校，為參加者舉行出發前簡介會。
- 學習分享會在交流團回港後學校自行安排舉行。
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| （五）預備出團 |
- 承辦機構於出發前向學校提供領隊聯絡方式、集合解散及入住酒店等資料。而該團領隊會透過電話通知負責教師旅遊車號碼等資料。
- 出發日集合地點將安排在學校或其他指定集合地點。
- 如出發當日有參加者因病或個人理由臨時缺席，請負責教師即時通知領隊，並儘快提交「參加者變更表」。
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| （六）提交問卷及其他跟進事項 (學校須交回的三份文件) |
- 老師及學生問卷：行程最後一天，所有參加師生須填寫一份問卷，並交給領隊。
- 參加師生人數確認信：行程結束後1星期內，學校須填寫「參加師生人數確認信」，然後郵寄或送交正本至承辦機構，以確認實際資助師生人數。
- 學校問卷：參加學校須於行程結束後4星期內，填妥由承辦機構代教育局派發的《學校問卷》，並交回教育局。
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| （七）需要提交的資料 |
- 出發前
1.學校報名表
2.簡介會預約表
3.學校師生報名總表
4.全額資助申請信（如適用）
5.官立學校教師參團表（如適用）
6.老師健康申報表
7.學生健康申報表
8.參加者變更表（如適用）
- 行程結束當天：所有參加師生填寫一份問卷
- 行程結束後：
1.參加師生人數確認信
2.學校填寫一份學校問卷
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