2.1  學校可在2023/24學年內報名參加多於一個行程。
2.2  交流行程R2的報名人數最多為每校132人（包括120位中學生及12位教師）。學校報名以先到先得的方法處理。
2.3  每個交流學習團的成團人數最少為33人，如學校出團人數不足33人，將安排與其他學校合組團隊出發。
2.4  受車票供應所限，參與人數較多的學校有機會被安排乘坐不同班次的高鐵或在不同日子出發。
2.5  每所學校的師生參加比例為1：10。例如：參加學習團的學生人數為73名，隨團教師應為8位。特殊學校則參考教育局《戶外活動指引》附錄X《有特殊教育需要學童參加戶外活動的教職員／照顧者與學生比例》作適切安排。（該指引的路徑：教育局網頁 www.edb.gov.hk 主頁 > 學校行政及管理 > 一般行政 > 有關活動 > 學校活動指引）

3.1  獲錄取的師生將可獲教育局資助團費的70%，餘下的30%須自行負責。上述費用包括參訪活動、膳食、住宿、交通，以及基本的團體綜合旅遊保險等開支。學校安排教師履行隨團教師[特殊學校包括相關的教職員／照顧者（如適用）]的職務，應承擔他們參加有關計劃餘下的團費。學校須參考適用於其學校類別的相關通告／指引等，以處理撥款事宜。各路線的團費如下：

3.2  學校可為每10名提名學生申請1名全額資助。申請全額資助的學生必須是正接受半額或全額學校書簿津貼，或綜合社會保障援助，並同時沒有就是次活動接受其他資助。

3.3  就非華語學生前往内地交流的簽證費用事宜，學校可按個別情況為有經濟需要的學生提供支援，如運用「支援推行高中公民與社會發展科的一筆過津貼」、「全方位學習津貼」或「學生活動支援津貼」支付非華語學生參加學生內地交流計劃的申請簽證費用。

4.1  請參考本公司網頁內「報名及活動流程」文件。

5.1  學校須於擬參加的行程出發12星期前提交參加師生資料，以落實參加者名單。請注意名單一經落實，本公司便會立刻代為訂購機票/高鐵票，如非必要，請勿更改名單，否則可能需要支付額外費用。
5.2  本公司會在收到學校的參加者名單後，向學校寄出發票收取師生團費。
5.3  學校在不多於出發前90天前繳付團費。繳費方式有兩種：
匯款：
戶名：華暢東方文化國際交流有限公司
HUACHANG ORIENTAL CULTURE INTERNATIONAL EXCHANGE LIMITED
銀行：中國銀行（香港）Bank of China（Hong Kong）  帳戶號碼：012-586-0-0-17926-3
銀行：匯豐銀行（HSBC）                          帳戶號碼：124-254640-838
將匯單副本電郵至mep@hcocie.hk ，註明學校名稱，行程路線及出發日期。

支票：
支票抬頭寫「華暢東方文化國際交流有限公司」，並在支票背面註明學校名稱，行程路線、出發日期及發票號碼，信封面註明「省外行──香港中學生內地交流計劃」（2023/24）。
郵寄地址：香港九龍旺角塘尾道18號嘉禮大廈14樓C-D室
收件人：陳女士／梁女士

本公司會於確認收取學校團費後，向學校發出已蓋上付款印花稅的收據。

*如學校於出發前有人數的變更或須要求入住單人房，請盡快通知本公司。

7.1 隨團教師須在出發前向學生講解學習交流團的性質、學習內容，以及配合團隊的各項安排。而隨團教師須擔當持平的學習促進者的角色，指導學生探討和了解學習重點，促進學生從多角度思考、探究和討論，以及發展學生的協作、溝通及研習能力。詳見《隨團教師指引》。
7.2 在行程結束前一晚（四天行程即為第三晚），每所學校須派學生於學習匯報會作分享，分享形式由學校自行決定。

• 學生問卷：須於參訪行程完結後（回程前）填寫，完成後由隨團教師收集。
• 教師問卷：須於參訪行程完結後（回程前）填寫，完成後連同學生問卷一併交回領隊。
• 學校問卷：須於交流團結束後1個月內填妥並傳真至教育局全方位學習及內地交流組2（傳真號碼：3104 0716），每所參加學校只須遞交一份問卷）。

10.1  本公司已向安達保險香港有限公司為隨團教師及學生購買團體綜合旅遊保險。保障項目包括：
         1. 醫療保障（最高保障額為港幣$300,000）
         2. 全球緊急救援服務（包括撤離及運返）
         3. 意外保障（最高保障額為港幣$300,000）
         4. 個人責任保障（最高保障額為港幣$500,000）
         5. 個人財物保障（最高保障額為港幣$1,000）
         6. 取消行程（最高保障額為該團團費）
10.2  學校、隨團教師及學生家長可向本公司了解各項保障項目的詳情及承保範圍。
10.3  上述保險的承保範圍涵蓋參加者的基本需要，學校應提醒隨團教師及學生，可因應個人需要購買額外的個人綜合旅遊保險，以應對突發事件，例如：縮短旅程、行李及個人物品損失等。

11.1 出發當天，如在集合時間前2小時內，香港天文台發出八號預警／八號或以上熱帶氣旋警告信號，或發出紅色或黑色暴雨警告信號，教育局宣布停課，本公司會儘快與教育局人員協商，之後會儘快通知所有隨團教師，由教師通知每一位學生有關交流活動的安排。同時，本公司亦會派員於集合地點照顧已抵達集合點的師生。
11.2 特殊學校：出發當天，如果天文台已發出或預告未來2小時內即將發出三號或以上熱帶氣旋警告信號、或發出紅色或黑色暴雨警告信號時，教育局宣布全港特殊學校停課，本公司會儘快與教育局人員協商，之後會儘快通知所有隨團教師，由教師通知每一位學生有關交流活動的安排。同時，本公司亦會派員於集合地點照顧已抵達集合點的師生。
11.3 如遇參訪地出現惡劣天氣或特發災害，本公司會在出發前以電話通知負責教師有關安排。在學習活動進行期間，如出現特殊天氣狀況（例如：黑色暴雨、颱風等），本公司將安排師生至就近安全地點，並密切注意天氣變化情況。
11.4 在交流團取消後，本公司將於2星期內與學校協商再次出發的日期。

12.1 隨團教師宜了解參加學生的健康情況，如有否嚴重／長期疾病記錄或藥物／食物／其他過敏反應等。若學生在行程中突然不適，相關資料將有助通知醫療機構以迅速處理有關情況。故此，建議隨團教師備存相關資料。
12.2 教師可參考本公司網站內的《學生健康申報表》及《教師健康申報表》，如適用，可派發予參加師生填寫，並由學校備存。
12.3 教育局／承辦機構或會在活動進行期間進行拍攝及錄影，有關相片及錄影片段日後亦 可能於教育局相關網頁／其他活動中展示，以及轉發予其他政府部門於不同媒體／場合作 展示之用。請學校通知相關師生。