2.1  學校可在2023/24學年內報名參加多於一個行程。
2.2  每所學校的提名人數最少為11人（包括10名學生及一名校內教師）。每所學校可提名不多於220位師生（ 即200名學生及20位教師）報名參加本交流行程。每個交流學習團可由一所或多所學校組成，而成團的人數最少為33人。
2.3  每個交流學習團的報名人數上限為220名師生。
2.4  學校的報名以先到先得的方法處理。但涉及學校和企業參訪的行程實際安排視乎學校及企業可供參訪的日期及接待的限額而定。
2.5  每所學校的師生參加比例為1：10。例如參加學生人數為86名，隨團教師應為9名。特殊學校則參考教育局《戶外活動指引》附錄X《有特殊教育需要學童參加戶外活動的教職員／照顧者與學生比例》作適切安排。（該指引的路徑：教育局網頁 www.edb.gov.hk 主頁 > 學校行政及管理 > 一般行政 > 有關活動 > 學校活動指引）

3.1  獲取錄的師生將可獲教育局資助團費的70%，餘下的30%須自行負責。上述費用包括參訪活動、膳食、住宿、交通，以及基本的團體綜合旅遊保險等開支。各行程的團費如下：

3.2  學校可為每10名提名學生申請1名全額資助，若餘數不足10名學生，也可申請1名全額資助名額。例如參加學生人數為48名，其中最多可為5名學生申請全額資助。申請全額資助的學生必須是正接受半額或全額學校書簿津貼，或綜合社會保障援助，並同時沒有就是次活動接受其他資助。如學校需要為更多學生申請全額資助，可於「學生全額資助申請信」中簡述原因，教育局會跟進處理。

4.1  請參考本公司網頁內「報名及活動流程」文件。
4.2  學校須了解參加者的健康狀況，如有否嚴重疾病記錄或藥物／食物敏感等，並須出發前14天取得家長的同意。若參加者在行程中突然不適，有關資料將有助通知醫療機構以迅速處理有關情況。故此，建議隨團教師備有相關資料。

5.1  學校須於擬參加的行程出發14工作天或之前提交參加師生資料，以落實參加者名單。
5.2  本公司會在收到學校的參加者名單後，向學校寄出發票收取師生團費。
5.3  學校在不多於出發前前21天內繳付團費(師生應繳的部分)。繳費方式有兩種：
銀行匯款：
戶名：華暢東方文化國際交流有限公司
HUACHANG ORIENTAL CULTURE INTERNATIONAL EXCHANGE LIMITED
銀行：中國銀行（香港）Bank of China（Hong Kong）  帳戶號碼：012-586-0-0-17926-3
銀行：匯豐銀行（HSBC）                          帳戶號碼：124-254640-838
將匯單副本電郵至mep@hcocie.hk ，註明學校名稱，行程路線及出發日期。

劃線支票：
支票抬頭寫「華暢東方文化國際交流有限公司」，並在支票背面註明學校名稱，行程路線、出發日期及發票號碼，信封面註明「省外行──香港中學生內地交流計劃」（2023/24）。
郵寄地址：香港九龍旺角塘尾道18號嘉禮大廈14樓C-D室
收件人：陳女士／梁女士

5.4  本公司會於確認收取學校團費後，向學校發出已蓋上付款印花稅的收據。
5.5  教師要求入住單人房的，請報名時提出並補交單人附加費。如學校於出發前人數有變更，請儘快通知承公司。

7.1 隨團教師須在出發前向學生講解學習交流團的性質、學習內容，以及配合團隊的各項安排。而隨團教師須擔當持平的學習促進者的角色，指導學生探討和了解學習重點，促進學生從多角度思考、探究和討論，以及發展學生的協作、溝通及研習能力。詳見《隨團教師指引》。
7.2 教育局／本公司或會在活動進行期間進行拍攝及錄影，有關相片及錄影片段日後亦可能於教育局相關網頁／其他活動中展示，以及轉發予其他政府部門於不同媒體／場合作展示之用。請學校通知相關師生，並預先取得教師、學生及其家長同意。
7.3 如學校有需要更改或延伸有關活動時段，以便安排探訪內地姊妹學校，在不導致原有行程刪減的原則下，學校可與本公司協商並提前告知教育局。若本公司答允安排，但涉及額外費用，會向學校提供報價。更改或延伸行程所涉及的額外費用，須全數由學校自行負擔。

10.1  本公司已向安達保險香港有限公司為隨團教師及學生購買團體綜合旅遊保險。保障項目包括：
         1. 醫療保障（最高保障額為港幣$300,000）
         2. 全球緊急救援服務（包括撤離及運返）
         3. 意外保障（最高保障額為港幣$300,000）
         4. 個人責任保障（最高保障額為港幣$500,000）
         5. 個人財物保障（最高保障額為港幣$1,000）
         6. 取消行程（最高保障額為該團團費）
10.2 上述綜合旅遊保險的承保範圍只涵蓋參加者的基本需要，學校應提醒隨團教師及學生，可因應個人需要購買額外的個人綜合旅遊保險，以應對突發事件，例如：縮短旅程、行李及個人物品損失等。

11.1 出發當天，如在集合時間前2小時內，香港天文台發出八號預警／八號或以上熱帶氣旋警告信號，或發出紅色或黑色暴雨警告信號，教育局宣布停課，本公司會儘快與教育局人員協商，之後會儘快通知所有隨團教師，由教師通知每一位學生有關交流活動的安排。同時，本公司亦會派員於集合地點照顧已抵達集合點的師生。
11.2 特殊學校：出發當天，如果天文台已發出或預告未來2小時內即將發出三號或以上熱帶氣旋警告信號、或發出紅色或黑色暴雨警告信號時，教育局宣布全港特殊學校停課，本公司會儘快與教育局人員協商，之後會儘快通知所有隨團教師，由教師通知每一位學生有關交流活動的安排。同時，本公司亦會派員於集合地點照顧已抵達集合點的師生。
11.3 如遇參訪地出現惡劣天氣或特發災害，本公司會在出發前以電話通知負責教師有關安排。在學習活動進行期間，如出現特殊天氣狀況（例如：黑色暴雨、颱風等），本公司將安排師生至就近安全地點，並密切注意天氣變化情況。
11.4 在交流團取消後，本公司將於2星期內與學校協商再次出發的日期。