| （一）學校報名 |
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| 報名查詢： |
- 建議學校於出發日4星期前致電承辦機構查詢出團資訊，以便組織出行。成團人數最少為33人（30名學生+3名教師），最多為220人（200名學生+20名教師）。如學校出團人數不足33人，承辦機構將安排與其他學校合拼成團。
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| 提交報名表格： |
- 學校於承辦機構網頁下載「學校報名表」，在出發日4星期前或之前把填妥的報名表電郵或傳真至華暢東方文化國際交流有限公司辦理。(傳真：2885 1666)
- 若學校參加多於一個行程，請為每團分開提交報名表。如1個星期內學校未收到承辦機構的回覆，請致電查詢。
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| 確認名額： |
- 本公司收到「學校報名表」後，1星期內回覆學校能否出團。如果確認出團，則向學校發出「接納報名通知書」。
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| （二）提交參加者資料及預約簡介會 |
- 學校於本公司網頁下載並填妥以下文件，於行程出發15個工作天或之前
交予本公司：
1.「參加師生報名總表」（Excel檔） *（請以電郵遞交）
2.
「學生全額資助申請信」正本（郵寄或親自送交）
3.「簡介會及分享會預約表」副本（電郵或傳真遞交）
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郵寄地址︰香港九龍旺角塘尾道18號嘉禮大廈14樓C-D室，信封面註明「粵港澳大灣區城市探索之旅」（2023/24）。
*（為確保個人私隱受到保護，如透過電郵遞交包含個人資料的報名表及證件副本，請加密處理） |
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| （三） 繳交團費 |
- 本公司向學校發出團費發票。學校須於行程出發前21天內繳付團費(師生應繳的部分)。
- 本公司會於確認收取學校團費後，向學校發出已蓋上付款印花稅的收據。
- 如學校於出發前有人數的變更或須要求入住單人房，請儘快通知本公司。
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| （四）簡介會及分享會 |
- 根據學校填寫的「簡介會預約表」，承辦機構將於出發前3星期內安排職員在指定日期到校，為參加者舉行出發前簡介會。
- 時間：約1-1.5小時。
- 對象：所有參加者，參加學生及隨團教師必須出席。
- 內容：介紹學習重點、學習行程、行政安排、保險安排、惡劣天氣的出團安排以及注意事項等。
- 學習分享會在交流團回港後學校自行安排舉行。
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| （五）預備出團 |
- 出團前1星期內，本公司向學校提供領隊、入住酒店等資料。而該團領隊會透過電話通知負責教師旅遊車號碼、集合時間等資料
- 出發日集合地點將安排在學校或其他指定集合地點。
- 缺席︰如出發當日有參加者因病或個人理由臨時缺席，請負責教師即時通知領隊，並填寫及簽署「團員缺席表格」。
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| （六）提交問卷及其他跟進事項（學校須交回的三份文件） |
- 行程最後一天，所有參加者須填寫《學生問卷》和《教師問卷》，填妥後交給領隊。
- 行程結束後1星期內，學校須填寫「參加師生人數確認信」，然後郵寄或送交至本公司，以確認實際資助師生人數。
- 行程結束後1星期內，將學生的缺席證明文件（如有缺席者適用）傳真至2885 1666。
- 行程結束後4星期內，填妥由本公司代教育局派發的《學校問卷》，並交回教育局。
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| （七）需要提交的資料 |
- 出發前
- 學校報名表
- 簡介會預約表
- 報名總表
- 全額資助申請信（如有需要資助的學生）
- 官立學校教師參團表
- 老師或校長報名表
- 學生報名表
- 參加者變更表（如有變更）
- 行程結束當天：所有參加師生填寫一份問卷
- 行程結束後
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| （八）承辦機構聯絡資料 |
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