1. 參加資格
1.1 香港各官立、資助（包括特殊學校）、按位津貼及直接資助計劃中學的學生（中一至中三），以及校內教學人員（包括校長）。
1.2 學校應積極鼓勵以往未曾參加內地交流計劃的學生參加，讓他們在小學及中學階段參與最少一次獲資助的內地交流計劃。
2. 參加人數
2.1 報名人數最多為每校220人（包括200名學生及20名教學人員）。學校報名以先到先得的方法處理。
2.2 每個交流學習團的成團人數最少為33人，如學校出團人數不足33人，將嘗試安排與其他學校合組團隊出發。特殊學校成團人數最少為12人。
2.3 每所學校的師生參加比例為1：10。例如：參加學習團的學生人數為73名，隨團教學人員應為8位。特殊學校則參考教育局《戶外活動指引》附錄X《有特殊教育需要學童參加戶外活動的教職員／照顧者與學生比例》作適切安排。（該指引的路徑：教育局網頁www.edb.gov.hk 主頁 > 學校行政及管理 > 一般行政 > 有關活動 > 學校活動指引）
3. 團費
3.1 獲錄取的師生將可獲教育局資助團費的70%，餘下的30%須自行負責。上述費用包括參訪活動、膳食、住宿、交通，以及基本的團體綜合旅遊保險等開支。學校安排教學人員履行隨團教學人員[特殊學校包括相關的教職員／照顧者（如適用）]的職務，應承擔他們參加有關計劃餘下的團費。學校須參考適用於其學校類別的相關通告／指引等，以處理撥款事宜。
3.2 學校可為每10名提名學生申請1名全額資助。申請全額資助的學生必須是正接受半額或全額學校書簿津貼，或綜合社會保障援助，並同時沒有就是次活動接受其他資助。
4. 報名流程
4.1 學校於承辦機構網頁下載「學校報名表」，在出發前4星期或之前把填妥的報名表電郵或傳真至華暢東方文化國際交流有限公司辦理。(傳真：2885 1666，電郵：mep@hcocie.hk)
4.2 若學校參加多於一個行程，請為每團分開提交報名表。如1個星期內學校未收到承辦機構的回覆，請致電查詢。
4.3 承辦機構收到「學校報名表」後，將儘快回覆學校能否出團。如果確認出團，將向學校發出「接納報名通知書」。
4.4 請參考本公司網頁內《報名及活動流程》文件。
5. 付款安排
5.1 學校須於擬參加的行程出發3星期前提交參加師生資料，以落實參加者名單。請注意名單一經落實，本公司便會立刻着手處理交流團事宜，如非必要，請勿更改名單，否則可能需要支付額外費用。
5.2 本公司會在收到學校的參加者名單後，將不早於出發日前21天向學校寄出發票收取師生團費。
5.3 學校在收到發票後，須於出發2星期前繳付團費。繳費方式有：
銀行匯款：
銀行：中國銀行（香港）Bank of China（Hong Kong） 帳戶號碼：012-586-0-0-17926-3
銀行：匯豐銀行（HSBC） 帳戶號碼：124-254640-838
戶名：華暢東方文化國際交流有限公司
請將匯款單副本以電郵或傳真方式遞交至承辦機構。
劃線支票：
支票抬頭：華暢東方文化國際交流有限公司
HUACHANG ORIENTAL CULTURE INTERNATIONAL EXCHANGE LIMITED
郵寄地址：香港九龍旺角塘尾道18號嘉禮大廈14樓C-D室
支票背面請寫明「同根同心-肇慶自然地貌及保育探索之旅」、行程編號、出發日期、發票號碼，郵寄至承辦機構。
本公司會於確認收取學校團費後，向學校發出已蓋上付款印花稅的收據。
*如學校於出發前有人數的變更或須要求入住單人房，請盡快通知本公司。（註：要求入住單人房須收取額外費用。）
6. 簡介會及分享會
6.1 本公司根據學校填寫的《簡介會及分享會預約表》，於出發前3個星期前，安排代表在指定日期及地點為學生、隨團教學人員、家長舉行出發前簡介會。簡介會內容包括：學習要點、學習行程、行政安排、保險安排、惡劣天氣的出團安排，以及安全注意事項等。
6.2 回程後，隨團教學人員須指導學生完成專題研習或其他學習活動，如在學校早會／周會期間分享、撰寫感言，或向報社投稿，以鞏固學生學習和分享學生學習成果。
7. 學習活動
7.1 隨團教學人員須在出發前向學生講解學習交流團的性質、學習內容，以及配合團隊的各項安排。而隨團教學人員須擔當學習促進者，指導學生學習和了解學習重點，促進學生從多角度思考、探究和討論，以及發展學生的協作、溝通及研習能力。詳見《隨團教學人員指引》。
7.2 本公司於出發日2星期前會將電子版的《學習手冊》以電郵形式傳送予負責教學人員，學校可根據校本課程及學生的學習需要，編製學習材料。請學校確保學習材料的內容真確無誤。
7.3 教學人員需帶領學生鞏固與反思當天所學。
8. 問卷調查
8.1 在完成交流活動後，學校須填寫以下問卷：
學生問卷：須於參訪行程完結後（回程上旅遊巴士回到香港前）填寫。
隨團教學人員問卷：須於參訪行程完結後（回程上旅遊巴士回到香港前）填寫。
8.2 行程結束後1個星期內，學校須填寫《參加師生人數確認信》，並提交至本公司以確認實際資助師生人數。
9. 退團安排
9.1 若出發前有學生要求退出，學校應立即與承辦機構協商安排學生替補。即使有學生替補，退出的學生亦須支付因退團而產生的額外費用。若時間太急，未有學生替補，該名臨時退出的學生不會獲發還已交的費用，教育局亦可能撤銷對該學生的資助，該學生因而須支付額外的退團費用。只在特殊情況下，如學生患病（須具由註冊醫生發出的證明書）或因其他重要事故而不能如期隨隊出發，教育局才會考慮不撤銷對該學生的資助。
10. 綜合旅遊保險
10.1 本公司已向安達保險香港有限公司為隨團教學人員及學生購買團體綜合旅遊保險。保障項目包括：
1. 醫療保障 （最高保障額為港幣$300,000）
2. 全球緊急救援服務 （包括撤離及運返）
3. 意外保障 （最高保障額為港幣$300,000）
4. 個人責任保障 （最高保障額為港幣$500,000）
5. 個人財物保障 （最高保障額為港幣$1,000）
6. 取消行程 （最高保障額為該團團費）
10.2 學校、隨團教學人員及學生家長可向本公司了解各項保障項目的詳情及承保範圍。
10.3 上述保險的承保範圍涵蓋參加者的基本需要，學校應提醒隨團教學人員及學生，可因應個人需要購買額外的個人綜合旅遊保險，以應對突發事件，例如：縮短旅程、行李及個人物品損失等。
11. 惡劣天氣下出團安排
11.1 出發當天，如在集合時間前2小時內，香港天文台發出八號預警／八號或以上熱帶氣旋警告信號，或發出紅色或黑色暴雨警告信號，教育局宣布停課，本公司會儘快與教育局人員協商，之後會儘快通知所有隨團教學人員，由教學人員通知每一位學生有關交流活動的安排。同時，本公司亦會派員於集合地點照顧已抵達集合點的師生。
11.2 特殊學校：出發當天，如果天文台已發出或預告未來2小時內即將發出三號或以上熱帶氣旋警告信號、或發出紅色或黑色暴雨警告信號時，教育局宣布全港特殊學校停課，本公司會儘快與教育局人員協商，之後會儘快通知所有隨團教學人員，由教學人員通知每一位學生有關交流活動的安排。同時，本公司亦會派員於集合地點照顧已抵達集合點的師生。
11.3 如遇參訪地出現惡劣天氣或特發災害，本公司會在出發前以電話通知負責教學人員有關安排。在學習活動進行期間，如出現特殊天氣狀況（例如：黑色暴雨、颱風等），本公司將安排師生至就近安全地點，並密切注意天氣變化情況。
11.4 在交流團取消後，本公司將於2星期內與學校協商再次出發的日期。
12. 其他
12.1 隨團教學人員宜了解參加學生的健康情況，如有否嚴重／長期疾病記錄或藥物／食物／其他過敏反應等。若學生在行程中突然不適，相關資料將有助通知醫療機構以迅速處理有關情況。故此，建議隨團教學人員備存相關資料。
12.2 教學人員可參考本公司網站內的《學生健康申報表》及《隨團教學人員健康申報表》，如適用，可派發予參加師生填寫，並由學校備存。
12.3 教育局／承辦機構會在活動進行期間進行拍攝及錄影，有關相片及錄影片段日後亦可能於教育局相關網頁／其他活動，以及轉發予其他政府部門於不同媒體／場合作展示之用。請學校通知相關師生，並預先取得隨團教學人員、學生及其家長同意。
13.承辦機構
電郵：mep@hcocie.hk
傳真：2885 1666
電話：朱女士21162128 譚女士39622803
辦公時間：星期一至五09:00-18:00，星期六、日及公眾假期休息
地址 ：九龍旺角塘尾道18號嘉禮大廈14樓C-D室
網頁 ：www.hcocie.hk
14.報名表格和參考資料：
1. 報名表格
https://drive.google.com/drive/folders/161YT_jhjMcIU5VFv0n-p0ao3VdXpV8Zb
2. 教育局通函
https://applications.edb.gov.hk/circular/upload/EDBCM/EDBCM26192C.pdf
3. 學校活動指引
http://www.edb.gov.hk/tc/sch-admin/admin/about-activities/sch-activities-guidelines/index.html
4. 戶外活動指引
5. 境外遊學活動指引
6. 學校策劃學生內地交流活動須知
https://www.passontorch.org.hk/uploads/page/resources/264/Planning_Guidelines.pdf
7. 環境保護署網頁
http://www.aqhi.gov.hk/tc.html
8. 薪火相傳平台（最新資訊）
地區：肇慶
交通工具：巴士
